Padidinkite verslo efektyvumą: darbo eigos automatizavimas su Zapier ir IFTTT

Šiuolaikinėje sparčiai besikeičiančioje pasaulinėje verslo aplinkoje efektyvumas nebėra tik pageidautina savybė – tai esminis pranašumas. Organizacijos visame pasaulyje nuolat ieško būdų, kaip optimizuoti veiklą, sumažinti rankinio darbo apimtį ir atlaisvinti vertingus žmogiškuosius išteklius strateginėms iniciatyvoms. Darbo eigos automatizavimas tapo galingu sprendimu, o jo priešakyje – dvi pirmaujančios platformos: Zapier ir IFTTT (If This Then That). Šis išsamus vadovas nagrinėja, kaip šios platformos gali iš esmės pakeisti jūsų verslo procesus, pateikdamas praktinių įžvalgų įvairiapusei tarptautinei auditorijai.

Darbo eigos automatizavimo būtinybė pasauliniam verslui

Šiuolaikinis verslo peizažas pasižymi tarpusavio ryšiais ir nuolatiniu duomenų srautu tarp daugybės programų ir paslaugų. Nuo ryšių su klientais valdymo (CRM) sistemų ir el. pašto rinkodaros platformų iki projektų valdymo įrankių ir socialinės žiniasklaidos – verslas remiasi sudėtinga programinės įrangos ekosistema. Rankinis duomenų perkėlimas, veiksmų inicijavimas tarp šių platformų ar reagavimas į įvykius gali atimti neįtikėtinai daug laiko, būti linkęs į klaidas ir mažinti produktyvumą. Čia į pagalbą ateina darbo eigos automatizavimas.

Verslui, veikiančiam skirtingose laiko juostose, kultūrose ir teisinėse aplinkose, standartizuotų, efektyvių ir be klaidų vykdomų procesų poreikis yra dar ryškesnis. Darbo eigos automatizavimas užtikrina:

• Didesnį našumą: Pasikartojančių užduočių automatizavimas leidžia darbuotojams sutelkti dėmesį į didesnės vertės veiklą, reikalaujančią žmogaus kūrybiškumo, kritinio mąstymo ir tarpasmeninių įgūdžių.
• Sumažintą klaidų skaičių: Pašalinus rankinį duomenų įvedimą ir užduotis tarp platformų, žymiai sumažėja žmogiškųjų klaidų rizika, o tai lemia tikslesnius duomenis ir patikimesnius procesus.
• Sutaupytas lėšas: Automatizuodamos užduotis, įmonės gali sumažinti rankinio darbo poreikį, sumažinti veiklos pridėtines išlaidas ir pagerinti išteklių paskirstymą.
• Greitesnę veiklą: Automatizuotos darbo eigos užduotis vykdo akimirksniu arba pagal grafiką, pagreitindamos svarbius verslo procesus, tokius kaip potencialių klientų ugdymas, užsakymų vykdymas ir klientų aptarnavimas.
• Didesnį nuoseklumą: Automatizuoti procesai užtikrina, kad užduotys kaskart būtų atliekamos tuo pačiu būdu, o tai lemia didesnį paslaugų teikimo ir vidaus operacijų nuoseklumą.
• Geresnį duomenų tikslumą ir srautą: Sklandi integracija tarp programų užtikrina, kad duomenys būtų perduodami tiksliai ir realiuoju laiku, suteikiant išsamesnį ir naujausią verslo operacijų vaizdą.

Supraskime Zapier: verslo automatizavimo galiūnas

Zapier yra internetinė platforma, leidžianti vartotojams sujungti skirtingas interneto programas ir automatizuoti darbo eigas tarp jų, nereikalaujant jokių programavimo žinių. Ji veikia „Zaps“ principu, kurie yra automatizuotos darbo eigos, susiejančios dvi ar daugiau programų. „Zap“ susideda iš trigerio (įvykio, kuris paleidžia „Zap“) ir vieno ar daugiau veiksmų (užduočių, kurias „Zap“ atlieka reaguodamas į trigerį).

Pagrindinės Zapier savybės ir koncepcijos:

• Programų integracijos: Zapier didžiuojasi plačia integracijų biblioteka su tūkstančiais populiarių interneto programų įvairiose kategorijose, įskaitant CRM, el. pašto rinkodarą, projektų valdymą, komunikaciją, debesijos saugyklas ir el. prekybą. Ši didžiulė ekosistema daro ją neįtikėtinai universalia įvairiems verslo poreikiams.
• „Zaps“: Pagrindinis automatizavimo vienetas Zapier platformoje. „Zap“ sujungia vienos programos trigerio įvykį su kitos programos veiksmo įvykiu. Pavyzdžiui, galima nustatyti „Zap“, kuris automatiškai pridėtų naują prenumeratorių iš jūsų svetainės kontaktų formos į jūsų el. pašto rinkodaros sąrašą ir tuo pačiu metu sukurtų užduotį jūsų projektų valdymo įrankyje.
• Daugiapakopiai „Zaps“: Be paprastų dviejų programų sujungimų, Zapier leidžia kurti daugiapakopius „Zaps“. Tai reiškia, kad vienas trigeris gali inicijuoti veiksmų seriją keliose programose, sudarant sąlygas sudėtingesnėms ir rafinuotesnėms darbo eigoms.
• Filtrai: Galite nustatyti filtrus „Zaps“ viduje, kad užtikrintumėte, jog veiksmas įvyktų tik tada, kai tenkinamos tam tikros sąlygos. Tai prideda sąlyginės logikos sluoksnį jūsų automatizavimui.
• „Pathways“: Sudėtingesnei šakotajai logikai Zapier „Pathways“ leidžia kurti „Zaps“, kurie gali eiti skirtingais keliais, priklausomai nuo tam tikrų sąlygų, suteikiant didesnį lankstumą darbo eigos projektavimui.
• „Webhooks“: Zapier palaiko „webhooks“, leidžiančius prisijungti prie programų, kurios neturi tiesioginių Zapier integracijų, siunčiant ar gaunant duomenis per HTTP užklausas.
• Formatuotojas: Integruotas įrankis, leidžiantis manipuliuoti duomenimis prieš juos siunčiant į kitą programą. Tai gali apimti tokias užduotis kaip datų formatavimas, teksto raidžių keitimas ar paprastų skaičiavimų atlikimas.

Kaip veikia Zapier: praktinis pavyzdys

Panagrinėkime įprastą scenarijų tarptautinėms pardavimų komandoms:

Scenarijus: Potencialus klientas užpildo kontaktų formą jūsų įmonės pasaulinėje svetainėje. Norite užtikrinti, kad šis potencialus klientas būtų nedelsiant įtrauktas į jūsų CRM, pranešimas būtų išsiųstas atitinkamam pardavimų atstovui per Slack, o potencialus klientas būtų įtrauktas į konkrečią el. pašto rinkodaros kampaniją.

Zapier darbo eiga:

1. Trigerio programa: Jūsų svetainės forma (pvz., Typeform, Google Forms, pasirinktinė HTML forma naudojant „webhook“).
2. Trigerio įvykis: „Naujas formos pateikimas“.
3. 1 veiksmo programa: Jūsų CRM (pvz., Salesforce, HubSpot, Zoho CRM).
4. 1 veiksmo įvykis: „Sukurti kontaktą“ arba „Pridėti potencialų klientą“. Susiekite formos laukus (vardas, el. paštas, įmonė ir kt.) su atitinkamais CRM laukais.
5. 2 veiksmo programa: Slack.
6. 2 veiksmo įvykis: „Siųsti kanalo pranešimą“. Sukonfigūruokite pranešimą, įtraukiant potencialaus kliento vardą ir el. paštą, ir nurodykite kanalą ar vartotoją, kuriam reikia pranešti (pvz., kanalas, skirtas pardavimų regionui, apimančiam kliento šalį).
7. 3 veiksmo programa: El. pašto rinkodaros platforma (pvz., Mailchimp, Sendinblue, ActiveCampaign).
8. 3 veiksmo įvykis: „Pridėti prenumeratorių“ arba „Pridėti kontaktą“. Susiekite el. pašto adresą ir galbūt kitus svarbius duomenis su el. pašto rinkodaros sąrašu. Taip pat galite naudoti filtrą, kad pridėtumėte juos į konkrečią pasveikinimo seriją, atsižvelgiant į formoje nurodytą šalį ar susidomėjimą produktu.

Šis daugiapakopis „Zap“ automatizuoja visą potencialių klientų įvedimo procesą, užtikrindamas, kad joks klientas nepasimestų, nepaisant laiko juostų skirtumų. Pardavimų komandos gauna momentinius pranešimus, o potencialūs klientai yra nedelsiant ugdomi, žymiai pagerinant reagavimo laiką ir konversijos rodiklius.

Zapier pasauliniam verslui: įvairūs panaudojimo atvejai

• El. prekyba: Automatiškai sinchronizuokite naujus užsakymus iš tokių platformų kaip Shopify ar WooCommerce su atsargų valdymo sistemomis, apskaitos programine įranga (pvz., Xero ar QuickBooks) ir klientų aptarnavimo bilietų sistemomis. Inicijuokite pranešimus apie pristatymą.
• Turinio rinkodara: Kai WordPress svetainėje paskelbiamas naujas tinklaraščio įrašas, automatiškai pasidalykite juo socialinės žiniasklaidos platformose (Twitter, LinkedIn, Facebook) ir pridėkite jį į el. pašto naujienlaiškio juodraštį.
• Klientų aptarnavimas: Kai Zendesk ar Freshdesk sistemoje sukuriamas naujas palaikymo bilietas, automatiškai sukurkite atitinkamą užduotį projektų valdymo įrankyje, pvz., Asana ar Trello, priskirtam agentui.
• Žmogiškieji ištekliai: Automatizuokite naujų darbuotojų įvedimo procesą, kai informacija apie naują darbuotoją iš HR sistemos automatiškai sukuria paskyras reikiamuose komunikacijos ir produktyvumo įrankiuose bei įtraukia juos į atitinkamus įvedimo kontrolinius sąrašus.
• Finansai: Integruokite išlaidų sekimo programas (pvz., Expensify) su apskaitos programine įranga, kad supaprastintumėte finansinių ataskaitų teikimo ir išlaidų kompensavimo procesus.

Pristatome IFTTT: paprastas, galingas automatizavimas kasdienėms užduotims

IFTTT, panašiai kaip Zapier, palengvina automatizavimą kuriant „Applets“ (anksčiau žinomus kaip „receptai“). Jo pagrindinė filosofija yra orientuota į paprastus, galingus ryšius tarp paslaugų ir įrenginių. Nors istoriškai žinomas dėl vartotojams skirtų daiktų interneto (IoT) integracijų, IFTTT gerokai išplėtė savo galimybes, kad tarnautų verslo poreikiams, ypač mažesnėms įmonėms, startuoliams ir komandoms, ieškančioms paprastų automatizavimų.

Pagrindinės IFTTT savybės ir koncepcijos:

• „Applets“: Pagrindiniai IFTTT statybiniai blokai. „Applet“ susideda iš „This“ (trigerio) ir „That“ (veiksmo). Jis vadovaujasi paprasta logika: „Jei tai, tada anas“.
• Plati paslaugų biblioteka: IFTTT palaiko platų paslaugų spektrą, įskaitant socialinę žiniasklaidą, debesijos saugyklas, komunikacijos įrankius ir didžiulę išmaniųjų namų įrenginių bei daiktų interneto prietaisų ekosistemą.
• Sąlyginė logika: IFTTT leidžia naudoti sąlyginę logiką „Applets“ viduje. Pavyzdžiui, galite nustatyti, kad „Applet“ įsijungtų tik tada, jei „Twitter“ žinutėje yra tam tikras raktinis žodis.
• Proaktyvūs pranešimai: IFTTT galima naudoti pranešimams į jūsų telefoną ar el. paštą siųsti, remiantis įvairiais trigeriais, informuojant jus apie svarbius įvykius.
• Įrenginių integracijos: Didelis IFTTT privalumas yra jo integracija su daugybe išmaniųjų įrenginių, kuriuos galima unikaliai panaudoti verslo operacijoms.

Kaip veikia IFTTT: į verslą orientuotas pavyzdys

Panagrinėkime scenarijų, skirtą socialinės žiniasklaidos buvimo ir komandos komunikacijos valdymui:

Scenarijus: Norite užtikrinti, kad kiekvieną kartą, kai jūsų įmonė paminima „Twitter“, žinutė būtų išsaugota vėlesnei peržiūrai, o pranešimas būtų išsiųstas į konkretų Slack kanalą rinkodaros komandai.

IFTTT „Applet“:

1. Trigerio paslauga: Twitter.
2. Trigeris: „Naujas jūsų paminėjimas“. Galite nurodyti tikslų savo įmonės „Twitter“ paskyros pavadinimą.
3. Veiksmo paslauga: Google Drive (arba Dropbox, OneDrive).
4. Veiksmas: „Pridėti failą į aplanką“. Sukurkite specialų aplanką „Twitter“ paminėjimams. Žinutės turinys bus išsaugotas kaip tekstinis failas.
5. Veiksmo paslauga: Slack.
6. Veiksmas: „Siųsti kanalo pranešimą“. Sukonfigūruokite pranešimą, įtraukiant žinutės tekstą, autorių ir nuorodą į žinutę. Nurodykite Slack kanalą (pvz., #marketing-social-mentions).

Šis „Applet“ užtikrina, kad visi prekės ženklo paminėjimai būtų užfiksuoti ir kad atitinkama komanda būtų nedelsiant informuota, palengvinant greitą įsitraukimą ir reputacijos valdymą. Tai ypač naudinga komandoms, stebinčioms pasaulinį prekės ženklo sentimentą.

IFTTT pasauliniam verslui: unikalūs pritaikymai

• Socialinės žiniasklaidos stebėjimas: Išsaugokite visus Instagram įrašus su konkrečia grotažyme į debesijos saugyklos aplanką rinkodaros analizei ar kampanijos stebėjimui.
• Komandos perspėjimai: Gaukite pranešimą į savo telefoną, jei pasikeičia konkrečios svetainės būsena (pvz., jei konkurento svetainė nustoja veikti arba sutrinka svarbi paslauga).
• Turinio kuravimas: Automatiškai išsaugokite straipsnius iš Pocket ar Instapaper, pažymėtus konkrečiu raktiniu žodžiu, bendrinamame dokumente komandos informacijai.
• Išmaniojo biuro automatizavimas: Jei jūsų biure naudojamas išmanusis apšvietimas ar termostatai, galite sukurti „Applet“, kuris automatiškai išjungtų šviesas ir sureguliuotų termostatą, kai paskutinis darbuotojas išeina iš biuro (galbūt tai suaktyvintų bendrinamas kalendorius ar geografinės vietos nustatymo paslauga).
• Duomenų atsarginės kopijos: Automatiškai kurkite svarbių failų atsargines kopijas iš vienos debesijos saugyklos paslaugos į kitą, kad būtų užtikrintas pertekliškumas.

Zapier vs. IFTTT: tinkamos platformos pasirinkimas jūsų verslui

Nors tiek Zapier, tiek IFTTT yra galingi automatizavimo įrankiai, jie tenkina šiek tiek skirtingus poreikius ir sudėtingumo lygius. Jų skirtumų supratimas yra raktas į geriausio sprendimo pasirinkimą jūsų organizacijai.

Savybė	Zapier	IFTTT
Darbo eigų sudėtingumas	Palaiko daugiapakopius „Zaps“, sudėtingą šakojimąsi („Pathways“) ir pasirinktinę logiką. Idealiai tinka sudėtingam verslo procesų automatizavimui.	Daugiausia vieno žingsnio trigeriai ir veiksmai, su tam tikra sąlygine logika. Geriau tinka paprastesniems, tiesioginiams automatizavimams.
Programų integracijos	Didžiulė į verslą orientuotų programų biblioteka. Daugiau integracijų su įmonių lygio programine įranga.	Didelė biblioteka, su stipriu akcentu į vartotojų paslaugas, daiktų interneto įrenginius ir socialinę žiniasklaidą.
Kainodaros struktūra	Siūlo nemokamą planą su ribotu „Zaps“ ir užduočių skaičiumi. Mokami planai priklauso nuo užduočių, „Zaps“ skaičiaus ir funkcijų. Paprastai brangesnis esant dideliam naudojimo kiekiui.	Siūlo nemokamą planą su ribotu „Applets“ skaičiumi. IFTTT Pro siūlo neribotą „Applets“ skaičių, greitesnius atnaujinimus ir prioritetinį palaikymą, paprastai už mažesnę kainą nei Zapier už panašų pagrindinį funkcionalumą.
Tikslinė auditorija	Nuo smulkaus ir vidutinio verslo iki didelių įmonių, technologiškai išprusę asmenys, rinkodaros komandos, pardavimų komandos, operacijų vadovai.	Asmenys, mažos įmonės, startuoliai ir komandos, ieškančios paprasto automatizavimo ir daiktų interneto integracijos.
Vartotojo sąsaja ir naudojimo paprastumas	Intuityvi „drag-and-drop“ sąsaja daugiapakopiams „Zaps“ kurti. Galinga, bet gali reikalauti daugiau laiko įsisavinti sudėtingas konfigūracijas.	Itin patogi vartotojui, su labai paprasta „Jei tai, tada anas“ logika. Lengva suprasti ir įgyvendinti pradedantiesiems.
Duomenų manipuliavimas	Integruotas formatuotojo įrankis duomenų manipuliavimui.	Ribotos integruotos duomenų manipuliavimo galimybės.

Kada rinktis Zapier:

• Jums reikia automatizuoti sudėtingus, daugiapakopius procesus, apimančius kelias programas.
• Jūsų darbo eigoms reikalinga sudėtinga sąlyginė logika ar duomenų transformacijos.
• Integruojatės su įmonių lygio verslo programine įranga (CRM, ERP ir kt.).
• Jums reikia pažangių funkcijų, tokių kaip suplanuoti „Zaps“, filtrai ir specifinės programų integracijos.

Kada rinktis IFTTT:

• Jūsų automatizavimo poreikiai yra gana paprasti, jungiantys dvi paslaugas su tiesioginiu trigeriu ir veiksmu.
• Ieškote ekonomiško automatizavimo sprendimo pagrindinėms užduotims.
• Norite pasinaudoti integracijomis su išmaniaisiais įrenginiais ar vartotojams skirtomis programomis.
• Naudojimo paprastumas ir greitas nustatymas yra jūsų pagrindiniai prioritetai.

Taip pat verta paminėti, kad kai kurios įmonės naudoja abi platformas. IFTTT gali tvarkyti paprastesnius, kasdienius automatizavimus ir daiktų interneto integracijas, o Zapier sprendžia sudėtingesnius, pagrindinius verslo procesų automatizavimus.

Darbo eigos automatizavimo diegimas pasauliniu mastu: geriausios praktikos

Sėkmingas darbo eigos automatizavimo įdiegimas pasaulinėje organizacijoje reikalauja kruopštaus planavimo ir įvairių veiksnių apsvarstymo:

1. Nustatykite pasikartojančias užduotis ir kliūtis

Pradėkite nuo dabartinių verslo procesų schemos sudarymo. Nustatykite užduotis, kurios yra rankinės, atima daug laiko, yra linkusios į klaidas arba nuolat sukelia vėlavimus. Tai yra pagrindiniai kandidatai automatizavimui. Bendraukite su komandomis skirtinguose regionuose, kad suprastumėte jų specifinius skaudulius ir veiklos niuansus.

2. Pradėkite nuo mažų žingsnių ir kartokite

Nebandykite automatizuoti visko iš karto. Pradėkite nuo vieno ar dviejų didelio poveikio, palyginti paprastų automatizavimų. Tai leis jūsų komandai išmokti platformą, įgyti pasitikėjimo ir pademonstruoti automatizavimo vertę. Sėkmingai įgyvendinę, galite palaipsniui didinti mastą.

3. Teikite pirmenybę duomenų saugumui ir privatumui

Jungdami skirtingas programas, ypač tas, kurios tvarko jautrius klientų ar įmonės duomenis, užtikrinkite atitiktį galiojantiems duomenų privatumo reglamentams (pvz., GDPR, CCPA). Tiek Zapier, tiek IFTTT siūlo saugumo priemones, tačiau svarbu suprasti, kaip jūsų duomenys juda ir yra saugomi. Rinkitės integracijas su patikimomis, saugiomis programomis.

4. Standartizuokite, kur įmanoma, ir prisitaikykite, kur būtina

Nors automatizavimas skatina standartizavimą, pasaulinės operacijos dažnai reikalauja lankstumo. Pavyzdžiui, pranešimų nustatymai ar duomenų formatavimas gali skirtis priklausomai nuo regioninių standartų ar komandos pageidavimų. Naudokite Zapier ir IFTTT filtravimo ir sąlyginės logikos funkcijas, kad prisitaikytumėte prie šių skirtumų.

5. Mokykite savo komandas

Suteikite tinkamus mokymus darbuotojams, kurie naudos ar valdys šiuos automatizavimo įrankius. Suteikite jiems galimybę identifikuoti naujas automatizavimo galimybes ir netgi kurti savo paprastas darbo eigas. Tai skatina nuolatinio tobulėjimo ir inovacijų kultūrą.

6. Stebėkite ir optimizuokite

Automatizavimas nėra sprendimas „nustatyk ir pamiršk“. Reguliariai stebėkite savo automatizuotas darbo eigas, kad įsitikintumėte, jog jos veikia teisingai ir efektyviai. Ieškokite galimybių jas toliau optimizuoti, keičiantis jūsų verslo poreikiams.

7. Atsižvelkite į kalbos ir kultūros niuansus

Nustatydami pranešimus ar automatizuotą komunikaciją, atsižvelkite į kalbą. Jei jūsų komandos ar klientai yra iš skirtingų lingvistinių regionų, apsvarstykite, kaip bus suvokiami automatiniai pranešimai. Nors Zapier ir IFTTT daugiausia tvarko duomenų srautą, turinys tuose srautuose yra svarbus. Pavyzdžiui, klientams skirtuose automatizavimuose labai svarbu naudoti neutralią kalbą arba suteikti galimybę pasirinkti kalbą.

8. Integruokite su esamomis sistemomis

Tikroji šių platformų galia yra jų gebėjimas integruotis su jau naudojamais įrankiais. Įsitikinkite, kad jūsų pasaulinėms operacijoms svarbios programos (pvz., tarptautiniai mokėjimų šliuzai, daugiakalbiai CRM, regioniniai bendradarbiavimo įrankiai) yra palaikomos Zapier ar IFTTT, arba gali būti prijungtos per „webhooks“.

Darbo eigos automatizavimo ateitis

Darbo eigos automatizavimas nebėra futuristinė koncepcija; tai šiandienos būtinybė verslui, siekiančiam lankstumo ir konkurencingumo. Platformos, tokios kaip Zapier ir IFTTT, nuolat tobulėja, prideda daugiau integracijų ir tobulina savo galimybes. Kai dirbtinis intelektas ir mašininis mokymasis taps labiau integruoti į verslo procesus, galime tikėtis dar sudėtingesnių automatizavimo galimybių, pereinant nuo paprastų trigerio-veiksmo taisyklių prie protingesnių, prisitaikančių darbo eigų.

Pasauliniam verslui šių įrankių įvaldymas reiškia atsparesnių, efektyvesnių ir labiau plečiamų operacijų kūrimą. Strategiškai įgyvendindamos darbo eigos automatizavimą, organizacijos gali drąsiau naršyti tarptautinių rinkų sudėtingumą, atlaisvindamos savo vertingiausią turtą – žmones – skatinti inovacijas ir augimą.

Išvada

Zapier ir IFTTT siūlo prieinamus, bet galingus sprendimus verslui, siekiančiam automatizuoti pasikartojančias užduotis ir optimizuoti veiklą. Nesvarbu, ar esate mažas startuolis, ar auganti įmonė, šių platformų naudojimas gali atnešti reikšmingų produktyvumo, efektyvumo ir tikslumo laimėjimų. Suprasdamos jų unikalius privalumus ir taikydamos geriausias diegimo praktikas, pasaulinės organizacijos gali panaudoti darbo eigos automatizavimo galią siekdamos savo strateginių tikslų ir klestėti vis labiau susietame pasaulyje.

Pasiruošę transformuoti savo verslo procesus? Pradėkite tyrinėti Zapier ir IFTTT jau šiandien ir atraskite neribotas automatizavimo galimybes.